(Please note: Gujarati version is also available below)

===================English Version===================

Dear Owners of Swagat Flamingo Residences,

Over the course of a year or so, we have seen numerous mismanagement, tussling within the operations of society functions.

In due course of the functioning of FROWA, the association under the leadership of Shri. Madhusudan Makwana as Chairman, Shri. Jignesh Borisagar as Secretary respectively, it has been observed that:

1. All communications have broken down with the management committee
2. There is gross negligence of financial responsibility and society functioning management and reporting
3. Deliberate control over dissemination of crucial society information and delaying practises, sabotage and misrepresentation of facts and such have been found, experienced by many society resident and practically all non resident owners
4. Audit reports, expenditure justifications, decision on hiring vendors, comparative competitive best rates and product/services sourcing have not been provided
5. GBM invitations are not sent via electronic means, when it is approved by Govt. of India and law of the land to use electronic mean to handle official communications exits
6. The FROWA Chairman's insistence of written communications by snail mail (registered post, courier) and that too on a language of his choice is abhorrent disrespect to the citizen rights of the country, let alone the rights of Swagat Flamingo Owners
7. The Chairman's prolonged absence from active society functioning, the Secretary active presence only when it comes collecting society funds are causes of serious alarm
8. Increase in maintenance costs and introduction of any other financial related concerns should be duly communicated and as it involves public (society) money, thorough checks and balances should exist, however, none could be found with this leadership
9. Demonstrated inability to resolve repeated problems with high recurrences with society water, electricity and security lapses
10. Increase in legal issues against society, costing society undue stress and increase in avoidable problems

The Chairman and Secretary have not shown any service interest, rather have deflected all questions and concerns as either being personally targetted or retort by citing a personal issue against the owners or find ways to avoid answering very fundamental questions.

These issues have common ground for all residents and shows absolute lack of qualified management of society funds and functions.

It is high time that these people are relieved of their duties and replaced with:

1. Professional administrative officers with background in society management be appointed
2. Replacement of paper based decision systems with systemic fund/budget/cost based workflow systems integrated with banking accounts for both AP/AR (Account Payable / Account Receivable) with realtime reporting and transparent sharing to society members
3. Identification of core society expense under the heads of Capital Expenses, Operating Expenses, Buffer/Emergency Funds and
4. Annual Procurement Planning involving key expenditures and proper vendor identification with multiple bid (RFP, RFQ) comparisons
5. Award of contracts on both technical and commercial weightages
6. Contracting of facilities management with professional agencies that can provide good Service Level Support, administration and response and minimize spending or keep spending of society maintenance same for minimum 3 years period
7. Appointment of internal auditors to overview the contracts and finally
8. Replacement of volunteers run society to professional run, well management society
9. Use of IT Act 2004 supported means of electronic communications such as emails, online conferences, polling activities and not just rely on paper based systems

Note: Removal of the Chairman and Secretary should also be done with a proper organization structure to support representation on residing owners and non residing owners. Age old paper based management should be replaced with logical, online technology driven solutions that provides both ease and transparency to all society members at very low costs.

This petition is an appeal for betterment of the society, the welfare of the invested owners and their families safety, security and prosperity.

By signing this, we are making the society go forward as a whole. Your participation by way of positive endorsement or opposition is both appreciated and welcome. We hope that enough people will sign for a better society!

Thank you

Concerned Members!

સ્વાગત ફ્લેમિંગો રેસિડેન્સિયલ ઓનર્સ એસોસિએસન ના ફ્લેટ માલિક સાથીઓ

સદરહુ petition ના મહત્વ ના મદ્દાઓનો સારાંશ નીચ મુજબ છે:

1) છેલ્લા આશરે એકાદ વર્ષ ના સમય ગાળા દરમિયાન FROWA ના રેસિડેન્સિયલ તેમજ નોન રેસિડેન્સિયલ ફેલટ માલિકો દ્દ્વારા ચેરમેનશ્રી ડો.મધુસુદનભાઇ મકવાણા અને સેક્રેરેટરી શ્રી જીગ્નેશભાઇ બોરીસાગર ના નેત્રૃત્વ હસ્તક સંચાલિત FROWA ની કાર્યપધ્ધતિ અને વહિવટ/સંચાલન માં ગેર વહિવટ અને

mismanagement જાણવા મળે છે.

2) સમગ્ર સંદેશા વ્યવહાર,અગત્ય ની માહિતી નુ આદાન-પ્રદાન,નાણાકિય જવાબદારી તેના અહેવાલો નુ આદાન-પ્રદાન વગેરે સંપૂર્ણ ભાંગી પડેલ છે.

3) FROWA ની અતિ મહત્વ ની માહિતી જાહેર ન કરવી/મોડી જાહેર કરવી/જાહેર કરવામાં ઢીલી નિતિ રાખવી/હકિકત કે વાસ્તવિકતા ને ઇરદાપૂર્વક તોડી મરોડી ગેરરજૂઆત કરવી.

4) FROWA દ્વારા કરવામાં આવતા ખર્ચ નુ વ્યાજબી પણુ,વસ્તુઓ અને સેવા ના તુલનાત્મક તેમજ સ્પર્ધાત્મક ભાવ/bid લેવાની પ્રક્રિયા તેમજ તેના ભાવ નુ વ્યાજબી પણા ની જાણ કરવી તેમજ ઓડીટ રીપોર્ટસ જાહેર કરવા વિગેરે નો સંપૂર્ણ અભાવ.

5) GBM ની જાણકારી Govt.of India એ મંજૂર કરેલ છે છતા Electronic માધ્યમ જેવાકે emails

નિયત સમય મર્યાદા પ્રમાણે ન કરવી.

જ્યારે કોઇ ફ્લેટ માલિક GBM પહેલા નિયત સમય મર્યાદા માં પોતાની વ્યથા,ચિંતા,પશ્નો અને રજૂઆત કરે છે તેની સંપૂર્ણ ઉપેક્ષા અવગણના કરી minitise

પણ કરવામાં આવતી નથી.

6) ચેરમેન સાહેબ ની FROWA ની સક્રિય કામગીરી માં લાંબા સમય ની ગેર હાજરી.સેક્રેટરી સાહેબ નુ પણ

maintenance fee વિગેરે નાણાકિય ભંડોળ એકઠુ કરવા સક્રિય થવુ વિગેરે FROWA ના ફેલેટ માલિકો માટે ગંભીર ચેતવણી છે.

7) વારંવાર અનૂભવાતી water supply ની સમસ્યા,

electricity ની સમસ્યા,security ની સમસ્યા તેમની બિન કાર્યક્ષમતા અને ગેરવહિવટ પ્રદર્શિત કરે છે.

8) વધતા કાનૂની વિવાદો,મુદ્દાઓ FROWA પર એક પ્રકાર નુ ભારણ ઉભુ કરે છે.

9)જ્યારે કોઇ ફ્લેટ માલિકો પોતાના પ્રશ્નો,વ્યથા રજૂ કરે ત્યારે વ્યક્તિગત આક્ષેપો-પ્રતિઆક્ષેપો કરી,મૂળ મુદ્દાને કોરાણે મૂકી અવઞણના કરવામાં આવે છે.

ઉપર મુજબ ની હકિકત જોતા FROWA નુ વર્તમાન management નાણાકિય ભંડોળ ની વ્યવસ્થા માં અને FROWA વહિવટ/સંચાલન સંપર્ણ બિન કાર્યક્ષમ છે.

તેથી હવે સમય આવી ગયો છે આવા management ને FROWA ના વહિવટી કામગીરી માંથી અને ફરજ માંથી મુકત કરીએ અને તેને બદલે:-

A)-- વ્યવસાયિક વહિવટ/સંચાલન ની પૂર્વભૂમિકા ધરાવતા સંચાલક ને વહિવટ-સંચાલન સોંપવુ.

B)--કાગળ/પત્ર આધારિત પધ્ધતિ ના સ્થાને નાણા કિય ભંડોળ/બજેટ/ખર્ચ પ્રક્રિયા/પધ્ધતિ Banking Account સાથે સંકલિત કરવી(જેમા જે તે ચોક્કસ સમયે લેવા પાત્ર અને ચૂકવવા પાત્ર ભંડોળ ની પારદર્શક માહિતી ફેલેટ માલિકો ને મળતી રહે)

C)---મુખ્ય અથવા મહત્વ ના ખર્ચાઓને

Capital expenses/Operating expenses/Emergency expenses ના મથાળા નીચે દર્શાવી શકાય.

D)---વાર્ષિક ખર્ચ/ખરિદી નુ આયોજન તે સંદર્ભ માં યોગ્ય વિક્રેતા/service provider ની પસંદગી તેમજ તુલનાત્મક અને સ્પર્ધાત્મક ભાવ/bid યોગ્ય વિક્રેતા/service provider પાસેથી લેવા

E)--બન્ને technical and commercial contract ને અગ્રતા આપવી.

F)-- વ્યવસાયિક contractor ને જવાબદારી સોંપવાથી ત્રણ વર્ષ સુધી maintenance ખર્ચ પણ નહી વધે.

G)--Internal auditors ની નિમણુક જે contractor પર નિરિક્ષણ રાખશે

H)--Volunteers થી સંચાલિત થતા FROWA કરતા વ્યવસાયિક ધોરણે સંચાલન સુચારુ રુપે કરતા વ્યવસાયિક સંચાલક ને સોંપવુ.

I)--પત્રાચાર આધારિત પધ્ધતિ ને બદલે IT Act 2004 આધારિત emails,online conferences,

તેમજ ચૂંટણી પ્રક્રિયા ને સ્થાન આપવુ.આ પ્રક્રિયા પારદર્શક પણ રહેશે અને FROWA ને તેમજ ફ્લેટ માલિકો નુ ખર્ચ નુ ભારણ પણ ઘટાડશે.

આ petition FROWA ને વધુ સારુ કરવા માટે છે,

FROWA ફેલેટ માલિકોના,તેમના કુટુમ્બ ના આવનાર પેઢી ના હિત માટે WELFARE માટે છે,FROWA ના ફેલેટ ધારકો માં ભાઇચારો,સહ્રદયતા વધે તે માટે છે.તેથી અપીલ કરવામાં આવેછે કે વાંચી આપની SIGN કરો આપની અસંમતિ પણ સ્વિકાર્ય રહેશે