Bonjour,

Nous sommes un collectif d’employés ayant actuellement le statut de télétravailleurs à temps plein ou qui seraient en droit de l’être en vertu des modalités actuellement prévues par le Conseil du Trésor et approuvées par les autorités compétentes à Affaires mondiales Canada (AMC).

Nous souhaitons vous partager nos inquiétudes face aux nouvelles exigences concernant la présence au bureau, même pour les télétravailleurs à temps plein, et face à l’incertitude planante sur la façon dont elles seront mises en œuvre, qui semble d’ailleurs varier grandement d’un secteur à l’autre, voire d’une équipe à l’autre.

Nos préoccupations principales sont les suivantes :

• Incapacité, due à la distance, aux obligations familiales, à des questions de santé, etc., de se conformer à l’exigence d’une présence minimale par semaine ou mois au bureau
• Manque de reconnaissance du travail à la maison malgré l’atteinte des exigences et objectifs opérationnels (comme si ce travail était de moins grande valeur que le travail fait au bureau)
• Manque de transparence sur les raisons justifiant un refus du télétravail à temps plein même si la demande est conforme aux exceptions
• Directives de présence au bureau changeantes, non justifiées et non flexibles ou non adaptées à la réalité propre de chaque employé
• Durée des ententes de télétravail de moins d’un an ayant comme conséquences l’incertitude et le stress quant à notre avenir professionnel
• Manque de distinction entre le mode hybride et les exceptions qui permettent le télétravail à temps plein
• Grandes difficultés d'obtention d'un statut permanent pour les personnes en télétravail, même si elles répondent aux exceptions
• Inexistence d’une ACS+ sur le dossier du télétravail
• Des déplacements qui entraînent des frais importants pour les employés (transport, hébergement, etc.), qui ont un impact sur la sécurité des employés (déplacements sur la route très tôt le matin ou tard le soir), leur santé mentale et la conciliation travail-famille
• Manque de possibilités d’avancement et de mobilité dans le ministère en raison du statut de télétravailleur
• Émissions importantes de GES

La rigidité de la position du ministère sur le nombre de jours au bureau pour les télétravailleurs à temps plein nous paraît de plus contradictoire avec bon nombre de directives, énoncés et politiques du ministère ou du Conseil du trésor. Pour ne citer que ces exemples :

• Résultats attendus de la Directive sur le télétravail :

• « Les employés sont en mesure de réduire leur stress, de concilier leur travail et leur vie personnelle, et de satisfaire aux attentes en matière de rendement;
• La possibilité de faire du télétravail est utilisée, s’il y a lieu, y compris dans le but de maintenir une fonction publique inclusive et d’offrir un milieu de travail sain et sécuritaire, assorti de modalités de travail souples;
• La fonction publique contribue à la réduction des émissions dues au transport, à la congestion routière et à la pollution atmosphérique, conformément à la Stratégie pour un gouvernement vert. »

• Un des objectifs de l’Orientation concernant la présente prescrite au lieu de travail :

• « Continuer à encourager l’embauche des meilleurs talents à l’échelle du Canada »

• Transformation d’AMC :

• « Le Ministère devrait modifier son approche de recrutement postsecondaire et entreprendre des actions de sensibilisation dans tout le Canada. Il pourrait ainsi cibler les compétences nécessaires à l’exécution de ses différents mandats, en mettant l’accent sur les populations sous-représentées et une représentation géographique plus large. »

• L’énoncé de la boussole parle quant à lui d’un ministère agile, ouvert et connecté avec les Canadiennes et Canadiens, qui fait preuve de courage et d’empathie les uns envers les autres.
• Politiques environnementales du Gouvernement du Canada et du ministère :

• Pour ne nommer que cet exemple, le Canada s’est engagé à réduire ses émissions de gaz à effet de serre, et bien que les grands émetteurs soient plus particulièrement ciblés, la réduction des déplacements de manière globale peut contribuer à cet objectif (comme cela a été constaté pendant la pandémie).

Nous constatons les difficultés qu’a le ministère à recruter dans la région de la Capitale nationale depuis de nombreuses années, et croyons que le ministère se doit d’avoir une vision plus moderne quant à l’avenir de ses ressources humaines pour combler le manque d’effectif, et ce, au niveau d’expertise recherchée. L’époque où le ministère pouvait compter sur des employés recrutés uniquement dans la région de la capitale nationale et bel et bien révolu :

• Nous sommes d’avis que le ministère devrait reconnaître qu’un certain nombre d’employés à la fois essentiels pour le ministère, mais qui demeureront marginaux en nombre continuera d’être basé à l’extérieur de la région d’Ottawa.
• Le ministère devrait d’ailleurs reconnaître que ces antennes périphériques (Montréal, Toronto, Ouest du pays, Québec, Maritimes, etc.) peuvent jouer un rôle dans la diversification et le renforcement de son bassin d’expertise par leur position géographique.
• Elles sont et pourraient être encore plus grandement utiles tant pour faciliter la connexion avec les organisations partenaires d’AMC qui sont elles-mêmes distribuées à la grandeur du pays, que pour la participation à des événements, la représentation, etc.
• Une plus grande flexibilité permettrait également d’avoir accès à une plus grande diversité des profils qu'il serait possible d'aller chercher en élargissant le recrutement aux autres régions (ex : personnes avec expériences dans les ONG).

• La question de la main-d’œuvre vieillissante à l’aube de la retraite et de son renouvellement devient également un élément à garder à l’esprit.
• Il faut également prendre en considération que des employés, ou de potentiels employés, ne souhaitent pas être déracinés de leur milieu de vie (que ce soit pour des raisons familiales, de travail du conjoint.e, proximité avec une communauté, limitations de tout acabit) et que le ministère pourrait perdre ou se priver de gens talentueux.

Vous pouvez également être convaincus que nous aimons profondément notre travail et c’est ce dévouement qui nous mène à écrire cette lettre. Néanmoins, nous souhaitons vous faire comprendre que la présence physique au bureau n’est plus la panacée d’antan, pour toutes les raisons nommées précédemment, et que nous arrivons à un point de rupture. Compte tenu de la rigidité à venir et dans certains cas déjà appliquée pour certains collègues télétravailleurs à temps plein en ce qui concerne la présence au bureau, nous sommes nombreux à entamer des démarches de recherche d’emploi malgré notre souhait premier et enthousiaste de rester à AMC. Nous espérons que le ministère pourra considérer les idées suivantes :

• Joindre le projet pilote des bureaux partagés (ou ouverture à travailler dans d’autres bureaux à travers le Canada)
• Faire confiance aux gestionnaires (niveau direction et direction adjointe) pour l’évaluation de l’impact de l’approbation d’entente de télétravail sur les besoins opérationnels des équipes et la productivité
• Faire déplacer les employés basés hors RCN lorsque cela est pertinent et pas seulement pour faire acte de présence (présentéisme)
• Faire une réelle intégration des principes de l’ACS+ et de l’EDI dans la réflexion sur le télétravail et le travail hybride
• Reconnaître la différence entre le télétravail à temps plein et le travail hybride
• Reconnaître que le travail fait à la maison a la même valeur que le travail fait au bureau (dans une perspective de reconnaissance, mais également de développement professionnel)
• Respecter les objectifs de la Directive sur le télétravail (inclusion, équité, souplesse, environnement, etc.)
• Négocier des ententes de télétravail à temps plein qui tiennent réellement compte des contraintes des employés

Nous espérons par la présente pouvoir entamer un réel dialogue afin de clarifier la situation et en venir à la flexibilité nécessaire pour que nous puissions continuer de mettre notre bagage, notre expertise et notre énergie à contribuer aux travaux d’AMC.

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Hello,

We are a collective of employees currently holding the status of full-time teleworkers or who should be eligible to full-time telework under the terms currently set by the Treasury Board and approved by the competent authorities at Global Affairs Canada (GAC).

We wish to share our concerns regarding the newly announced forthcoming requirements concerning office presence, even for full-time teleworkers, and the looming uncertainty about how they will be implemented, which seems to vary greatly from one Branch to another, or even from one team to another.

Our main concerns are as follows:

• Inability, due to distance, family obligations, health issues, etc., to comply with the requirement of a minimum presence per week or month at the office.
• Lack of recognition for work done at home despite meeting all operational requirements and objectives (as if this work were of lesser value than work done in the office).
• Lack of transparency regarding the reasons justifying a refusal of full-time telework even if the request complies with exceptions.
• Changing, unjustified, inflexible, or inadequately adapted office presence directives that do not consider each employee's reality.
• Telework agreements lasting less than twelve months resulting in uncertainty and stress regarding our professional future.
• Lack of distinction between the hybrid mode and exceptions allowing for full-time telework.
• Significant difficulties in obtaining permanent status for teleworking individuals, even if they meet the exceptions.
• Absence of a GBA+ regarding telework matters.
• Travel to and from the office incurring significant costs for employees (transportation, accommodation, etc.), impacting employees' safety (early morning or late-night commutes) mental health, and work-life balance.
• Lack of opportunities for advancement and mobility within the department due to teleworker status.
• Significant greenhouse gas (GHG) emissions from commuting.

The rigidity of the Department's stance on the number of days at the office for full-time teleworkers seems contradictory to many directives, statements, and policies of the department or the Treasury Board. To cite just a few examples:

• Expected outcomes of the Directive on Telework:

• "Employees are able to reduce stress, achieve work-life balance and meet performance expectations;
• Telework is used where appropriate, including as a means to ensure an inclusive public service and a safe and healthy work environment where employees have access to flexible work arrangements;
• The public service contributes to reducing emissions from transportation, traffic congestion, and air pollution, in accordance with the Greening Government Strategy."

• One of the objectives of the Direction on prescribed presence in the workplace:

• "Continue to encourage hiring the best talent across Canada."

• GAC Transformation:

• " Global Affairs must improve recruitment and staffing to ensure the department has the right expertise to promote and protect Canadian interests and to be more representative of Canadian society. The department should reform its approach to post-secondary recruitment and undertake outreach across Canada to target the skills required to deliver its various mandates, with a focus on under-represented populations and wider geographic representation. "

• The North Star statement speaks of a flexible, open, and connected department with Canadians, showing courage and empathy for each other.
• Environmental policies of the Government of Canada and the Department:

• To name just one example, Canada has committed to reducing its greenhouse gas emissions, and while major emitters are specifically targeted, reducing travel overall can contribute to this goal (as observed during the pandemic).

We observe the Department's difficulties in recruiting in the National Capital Region for many years and believe that the Department needs a modernized approach concerning the future of its human resources to address the lack of workforce, particularly at the sought-after expertise level. The time when the department could rely solely on employees recruited from the National Capital Region is well and truly over:

• We believe that the Department should recognize that a certain number of employees, essential to the Department but remaining marginal in number, will continue to be based outside the Ottawa region.
• The department should also recognize that these peripheral employees (Montreal, Toronto, Western Canada, Quebec City, Maritimes, etc.) can play a role in diversifying and strengthening its talent base as a result of their geographical location.
• They are and could be even more useful both for facilitating connection with GAC's partner organizations distributed across the country and for participation in events, representation, etc.
• Greater flexibility would also allow access to a greater diversity of profiles that could be sought by expanding recruitment to other regions (e.g., individuals with experience in NGOs).
• The issue of an aging workforce nearing retirement and its renewal also becomes a factor to keep in mind.
• It is also necessary to consider that some employees, or potential employees, do not wish to be uprooted from their living environment (whether for family reasons, a spouse's work, proximity to a community, or any other limitations) and that the department could lose or deprive itself of talented individuals.

Please rest assured that we deeply love and value our work, and it is this dedication that leads us to write this letter. However, we wish to make you understand that physical presence in the office is no longer the panacea it once was, for all the reasons mentioned above, and we are reaching a breaking point. Given the upcoming rigidity and in some cases already applied for some full-time teleworking colleagues regarding office presence, many of us are beginning job search processes despite our initial desire and passion to remain at GAC. We hope that the department can consider the following ideas:

• Join the shared office pilot project (or openness to work in other offices across Canada).
• Trust managers (at the director and assistant director levels) to assess the impact of telework agreement approvals on team operational needs and productivity.
• Have employees based outside the NCR travel to the office when relevant and not just for the sake of being present (presenteeism).
• Truly integrate the principles of GBA+ and EDI into the reflection on telework and hybrid work.
• Recognize the difference between full-time telework and hybrid work.
• Acknowledge that work done at home has the same value as work done in the office (from a recognition perspective but also from a professional development perspective).
• Respect the objectives of the Directive on Telework (inclusion, equity, flexibility, environment, etc.).

We hope that through this letter, we can start a real dialogue to clarify the situation and achieve the necessary flexibility so that we can continue to bring our expertise, energy, and dedication to contributing to GAC's work.